Visselblåsarpolicy

1. Syfte och omfattning

Denna policy beskriver hur Accomplice AB tar emot, bedömer, hanterar, utreder och återkopplar rapporter om allvarliga missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang. Syftet är att säkerställa en trygg, konfidentiell och rättssäker process för rapportering, uppföljning och återkoppling.

Visselblåsarfunktionen ska utformas med stöd av ISO 37002-principerna förtroende, opartiskhet och skydd.

2. Vilka som kan rapportera

Kanalen är avsedd för arbetstagare, arbetssökande, praktikanter, konsulter, inhyrd personal, tidigare arbetstagare och andra personer som har eller har haft en arbetsrelaterad koppling till verksamheten.

3. Vad som kan rapporteras

Rapportering kan avse missförhållanden där det finns ett allmänintresse av att informationen kommer fram, till exempel ekonomiska oegentligheter, korruption, allvarliga arbetsmiljörisker, trakasserier, säkerhetsbrister eller andra allvarliga överträdelser av lag eller interna regler.

4. Vad som normalt inte hanteras som visselblåsning

Frågor som enbart rör individuella arbetsvillkor, lön, arbetsledning, personliga konflikter, kundsupport eller allmänt missnöje hanteras normalt inte som visselblåsarärenden, om de inte samtidigt rör ett allvarligt missförhållande där det finns ett allmänintresse av att informationen kommer fram. Sådana frågor ska normalt hanteras genom ordinarie HR-, chefs-, arbetsmiljö-, kund- eller klagomålsrutiner.

5. Rapporteringsvägar

Rapportering kan ske skriftligt via Accomplice AB:s digitala visselblåsarkanal hos Clearwhistle.

Öppna Accomplice AB:s visselblåsarkanal

Accomplice AB ska även kunna ta emot muntlig rapportering och erbjuda ett fysiskt möte inom skälig tid om den rapporterande personen begär det. Använd visselblåsarkanalen ovan för att begära muntlig rapportering eller ett fysiskt möte.

6. Mottagare, behörighet och jäv

Rapporter tas emot av särskilt utsedda behöriga mottagare. Endast personer som behöver uppgifterna för att kunna ta emot, bedöma, utreda eller följa upp ärendet får ta del av dem. Om en rapport rör en person som normalt skulle hantera ärendet, eller om det annars finns risk för jäv eller intressekonflikt, ska ärendet hanteras av en alternativ behörig person eller extern mottagare.

7. Anonym rapportering och fortsatt dialog

Rapportering kan ske anonymt om den valda rapporteringskanalen stödjer det. En anonym rapport kan dock vara svårare att utreda om det saknas möjlighet att ställa följdfrågor. När anonym rapportering används bör den rapporterande personen spara ärendekod och uppföljningsnyckel så att fortsatt dialog kan ske utan att identiteten röjs. Om kontaktuppgifter lämnas behandlas de konfidentiellt.

8. Så hanteras en rapport

När en rapport tas emot görs först en bedömning av om ärendet omfattas av denna policy. Därefter beslutas om uppföljning, intern utredning, extern utredning eller annan lämplig åtgärd. Ärendet dokumenteras löpande.

Den rapporterande personen får bekräftelse på att rapporten har tagits emot inom sju dagar när kontakt är möjlig, om personen inte har avsagt sig bekräftelse eller en bekräftelse skulle riskera att röja personens identitet.

Återkoppling lämnas inom tre månader från bekräftelsen. Om bekräftelse inte har lämnats räknas tiden från utgången av sjudagarsfristen efter mottagandet. Återkoppling lämnas i rimlig omfattning och så långt det kan ske utan att skada utredningen, röja identitet eller lämna ut sekretessbelagda uppgifter.

9. Externa rapporteringskanaler

Den rapporterande personen kan även ha rätt att rapportera externt till behörig myndighet. Intern rapportering uppmuntras när det är möjligt och lämpligt, men denna policy begränsar inte rätten att använda externa rapporteringskanaler, att rapportera enligt gällande lag eller att vända sig till behöriga myndigheter.

10. Konfidentialitet och skydd mot repressalier

Identiteten på den rapporterande personen och andra uppgifter som kan röja identiteten ska skyddas. Den som rapporterar i enlighet med lagen får inte utsättas för repressalier. Repressalier kan till exempel vara uppsägning, omplacering, utebliven befordran, hot, trakasserier, försämrade arbetsvillkor eller annan negativ behandling till följd av rapporteringen.

11. Medvetet falska eller vilseledande uppgifter

Skyddet gäller den som vid rapportering hade rimliga skäl att tro att informationen var sann. Den som medvetet lämnar falska eller vilseledande uppgifter kan hanteras enligt tillämpliga regler, avtal och interna rutiner. Denna bestämmelse ska inte användas för att avskräcka personer från att rapportera misstänkta missförhållanden i god tro.

12. Personuppgifter, åtkomst och gallring

Accomplice AB är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom ramen för visselblåsarfunktionen, om inte annat anges i separat information. Personuppgifter behandlas för att ta emot, bedöma, utreda, dokumentera och följa upp rapporter. Rättslig grund är normalt rättslig förpliktelse och/eller berättigat intresse beroende på organisationens skyldigheter och ärendets karaktär. Åtkomst ska begränsas till behöriga personer som behöver uppgifterna för ärendehanteringen.

Uppgifter som uppenbart inte är relevanta ska snarast raderas. Personuppgifter ska inte behandlas längre än nödvändigt och normalt inte längre än två år efter att uppföljningsärendet avslutats, om det inte finns annan rättslig grund för längre bevarande.

Registrerade personer kan ha rätt till information, rättelse, radering, begränsning, invändning och klagomål till tillsynsmyndighet enligt dataskyddsreglerna.

13. Säkerhet och dokumentation

Rapporter och uppföljningsärenden ska hanteras med lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Dokumentation ska vara saklig, relevant och åtkomstbegränsad. Beslut, åtgärder, återkoppling och avslut bör dokumenteras så att Accomplice AB kan visa hur ärendet har hanterats utan att sprida känsliga uppgifter till obehöriga.

14. Översyn

Policyn bör ses över minst årligen eller vid större organisatoriska, rättsliga eller processmässiga förändringar.